Виды электронных перевозочных документов

В последние годы в логистике все более востребованным становится использование электронного документооборота. Этот метод позволяет значительно уменьшить время на подписание и передачу документов, а также сократить затраты на исправление ошибок, возникающих при заполнении. В транспортном документообороте применяются различные электронные перевозочные документы (ЭПД), утвержденные Федеральной налоговой службой (ФНС), которые не требуют дублирования на бумаге. К таким документам относятся:

• Электронный путевой лист (ЭПЛ). Содержит сведения о техническом состоянии транспортного средства, времени отправления и возвращения на стоянку, результатах медицинского осмотра водителя, показаниях одометра, типах перевозки и других данных. Этот документ необходим для учета рабочего времени водителя, контроля расхода топлива и обоснования цели поездки перед сотрудниками Госавтоинспекции.
• Электронная транспортная накладная (ЭТрН). Содержит информацию об отправителе и получателе груза, адресе разгрузки, маршруте, условиях приема груза и прочее. Этот документ подтверждает ответственность сторон, условия взаиморасчетов и факт сдачи и отгрузки товара.
• Электронная сопроводительная ведомость. Составляется при транспортировке груза в контейнере, если тот снимается с транспортного средства при выгрузке и погрузке. Ведомость подтверждает передачу контейнера перевозчику и его доставку покупателю.
• Электронный заказ-наряд. Заполняется, если компания предоставляет транспортное средство, но не учитывает перевозимый груз.
• Заказ и заявка в цифровом виде. Фиксируют условия перевозки, о которых договорились грузоотправитель и перевозчик, включая информацию о грузе, транспорте, пунктах погрузки и выгрузки и другие данные.
• Электронный договор фрахтования. Заключается, если транспорт предоставляется на платной основе для перевозки пассажиров или грузов. Договор определяет отношения между фрахтователем и фрахтовщиком.

Без наличия этих документов управление пассажирскими и грузовыми потоками стало бы невозможным, а ключевые условия транспортировки и обязанности сторон не были бы четко зафиксированы. Для обмена электронными документами разработана государственная система — ГИС ЭПД. Каждый участник заполняет свою часть транспортного документа и направляет его на регистрацию через операторов ГИС ЭПД, аккредитованных Минтрансом. Эти операторы предоставляют сервисы для подписания и создания документов.